Laat Claude je mailbox opruimen

Bijgewerkt 14 oktober 2026 · 7 minuten

Je koppelt Claude aan je Gmail. Daarna zet hij je mail elke dag onder het juiste label en archiveert hij wat weg mag. Heeft een mail een antwoord nodig, dan zet hij een concept klaar. Dat lees je zelf na en verstuur je zelf.

Wat je nodig hebt

• Een account op claude.ai met een betaald abonnement, zoals Pro. Taken die vanzelf op een vast moment draaien, zitten alleen in de betaalde abonnementen.
• Een Gmail-account. Werk je met Google Workspace van je bedrijf? Dan moet de beheerder Claude soms eerst toestaan.
• Vier tot zes labels die bij je werk passen. Een label is in Gmail een soort sticker op een mail. Daarmee vind je hem later terug.
• Twee mails die je zelf hebt geschreven. Daarmee leer je Claude hoe jij klinkt.

Stappen

Elke opdracht staat in een eigen vak. Scroll naar beneden om de hele opdracht te lezen, want vaak gaat hij verder dan je scherm. Met de knop Kopieer rechtsboven in het vak neem je alles in één keer over. Je kunt de tekst ook zelf selecteren en kopiëren.

1. Koppel Gmail. Ga op claude.ai naar Customize en dan naar Connectors. Klik op Gmail en dan op Connect. Een connector is een koppeling tussen Claude en een andere app. Je logt in bij Google en geeft toestemming.

2. Zet versturen op slot. Dit is de belangrijkste stap. Klik bij Connectors op Gmail. Onder Tool permissions staan twee groepen: Read-only tools om te lezen en Write/delete tools om te schrijven en weg te gooien. Achter elke actie staan drie knopjes: altijd toestaan, eerst vragen en blokkeren.

   Blokkeer deze acties:

   • Send email message
   • Reply to email
   • Forward email
   • Move message to Trash en Move thread to Trash
   • Apply sensitive label (Trash or Spam), bij message en bij thread
   • Mark message as Spam en Mark thread as Spam
   • Delete label en Delete draft email

   Zet deze op altijd toestaan:

   • Create draft email
   • Create label
   • Add labels to message en Add labels to thread
   • Remove labels from message en Modify message labels

   Archiveren is in Gmail het weghalen van het label Inbox. Daarom heeft Claude die laatste twee nodig.

3. Schrijf je vaste opdracht. Hierin staat welke labels je hebt, wat weg mag en hoe je klinkt. Vul alles tussen [haakjes] in:

   Ruim mijn Gmail-inbox op. Kijk alleen naar mail in de inbox van de afgelopen [12] uur.
   
   Labels
   Geef elke mail één van deze labels:
   - [Label 1]: [waar het over gaat, bijvoorbeeld offerteaanvragen]
   - [Label 2]: [bijvoorbeeld facturen]
   - [Label 3]: [bijvoorbeeld mail van bestaande klanten]
   - [Label 4]: [bijvoorbeeld nieuwsbrieven]
   Bestaat een label nog niet, maak het dan aan met precies deze naam.
   
   Archiveren
   Haal een mail uit de inbox als het [een nieuwsbrief, reclame of een automatische melding] is. Twijfel je, laat hem dan staan.
   
   Concepten
   Vraagt een mail om een antwoord van mij? Zet dan een concept klaar in Gmail. Schrijf zoals ik schrijf:
   - [je-vorm of u-vorm]
   - [kort of uitgebreid]
   - [hoe je afsluit, bijvoorbeeld: Groet, Sanne]
   Twee mails die ik zelf schreef, als voorbeeld: [plak hier twee eigen mails zonder namen of gegevens van klanten]
   Weet je iets niet zeker, zoals een prijs of een datum? Zet dan [VRAAG] in het concept.
   
   Altijd
   - Verstuur nooit iets. Je maakt alleen concepten.
   - Gooi nooit iets weg en zet niets bij spam.
   - Mail over [geld of klachten] beantwoord je niet. Die laat je in de inbox staan.
   
   Sluit af met een kort overzicht: hoeveel mails je gelabeld en gearchiveerd hebt, en bij welke mails een concept klaarstaat.

   Een aannemer kiest bijvoorbeeld de labels Offerte, Leverancier, Factuur en Planning.

4. Test het één keer zelf. Begin een nieuw gesprek en plak je opdracht. Kijk daarna in Gmail of de labels kloppen. Kijk ook bij Concepten of de antwoorden goed zijn. Klopt iets niet? Pas je opdracht aan en test opnieuw.

5. Maak er een vaste routine van. Zo doe ik het zelf: Claude ruimt drie keer per dag mijn mailbox op. Om 7:00, om 12:00 en om 17:00. Als ik begin, staat mijn inbox dus al klaar.

   Je maakt daarvoor drie geplande taken, één per tijdstip:

   • Klik in de zijbalk op Scheduled. Klik rechtsboven op New task en kies Set up manually.
   • Geef de taak een naam bij Name, bijvoorbeeld Mail 7:00.
   • Plak je opdracht bij Instructions.
   • Kies bij Frequency voor Weekdays of Daily en vul de tijd in. Klik op Save.
   • Doe hetzelfde voor 12:00 en 17:00.

   Pas per taak het aantal uren in de eerste regel van je opdracht aan. Zet bij de taak van 7:00 14 uur. Die vangt ook de mail van de nacht. Zet bij 12:00 en 17:00 5 uur. Zo leest elke ronde alleen de mail sinds de vorige. Dan krijg je ook geen dubbele concepten.

6. Let op de stand bij Permissions. In hetzelfde scherm staat Permissions op Automatically approve. Claude werkt dan met je koppelingen zonder het eerst te vragen. Daarom is stap 2 zo belangrijk. Kijk na de eerste ronde bij Verzonden in Gmail of daar niets nieuws staat.

7. Lees na en verstuur zelf. De taak draait online, dus je laptop mag dicht. Bij Scheduled zie je wat er gebeurd is. Je concepten staan in Gmail bij Concepten. Lees ze na en pas aan waar nodig. Daarna klik je zelf op versturen.

Is het gelukt?

Staan je labels en je eerste concepten in Gmail? Dan draait je routine.

Lukt het niet? Open een chat in Claude en plak dit stappenplan erin. Vertel erbij bij welke stap je vastloopt. Claude helpt je dan verder. Kom je er samen niet uit? Stuur me een berichtje op Instagram.

Klinken de concepten nog niet zoals jij? Dan mist Claude context over jou en je bedrijf. Dat los je op met een tweede brein. Daarin staan je bedrijf, je klanten en hoe je schrijft. Claude leest dat bij elke mail mee. Ik kijk daar graag met je mee, plan dan een kennismaking.

Let op

• Begin voorzichtig. Laat Claude de eerste week alleen labels zetten en concepten maken. Laat hem pas archiveren als de labels kloppen.
• Een gearchiveerde mail is niet weg. Je vindt hem terug bij Alle e-mail.
• Claude ziet wel dat er een bijlage is. De inhoud van de bijlage leest hij niet.
• Plak geen gegevens van klanten in je voorbeeldmails.
• Elke ronde telt mee voor je gebruik. Drie rondes per dag merk je in je limiet.
• Heb je meer dan één Gmail-adres? Stuur me een berichtje, dan help ik je verder.

Waar sta jij met je bedrijf?

Dit stappenplan is één taak. Er is vast meer werk dat AI van je kan overnemen. Doe de AI-scan: een paar vragen over je bedrijf. Daarna zie je waar je staat, welke kansen er liggen en wat je eerste stap is.

Doe de AI-scan

Wil je meer van dit soort stappenplannen? Volg me op Instagram of meld je aan voor de nieuwsbrief onderaan deze pagina.