Waar je tegenaan loopt
-
01
Wie staat er morgen?
Vaste krachten, invallers, vrijwilligers en stagiairs. Eén afmelding op woensdagavond en je bent de avond aan het bellen.
-
02
Weer een nieuwe vrijwilliger, weer dezelfde twintig vragen.
Hoe laat de bus komt, waar de sleutel ligt, wat te doen als het misgaat. Jij legt het elke keer opnieuw uit.
-
03
De maandbrief moet nog.
Familie en vrijwilligers willen weten wat er speelt. Het schrijven schuift elke maand naar achteren, want de dag zelf gaat voor.
-
04
Elke gemeente wil het anders.
Deelnemers komen vaak uit meerdere gemeenten, elk met eigen afspraken en eigen formulieren voor de verantwoording.
-
05
Welk fonds verloopt wanneer?
Een nieuwe kas, een busje, een moestuin. Elke aanvraag lijkt op de vorige, maar je begint toch steeds opnieuw.
Wat de agents voor jouw stichting doen
Een agent is een digitale collega die zelfstandig één taak afmaakt, binnen kaders die jij bepaalt. Hij haalt het materiaal erbij, doet het werk en zet het resultaat voor je klaar. Versturen doe jij.
Kies een agent.
Zijn opdrachtZet elke maandag de week klaar.
Stap 1
De agent haalt het rooster op
Uit je roosterlijst. Over deelnemers haalt hij niets op.
Stap 2
Hij zet je week op een rij
Wat er rond is, en wat je anders pas op het laatste moment merkt.
Vier punten, op één scherm. Het gat van donderdag eerst.
Hoi Dewi, donderdagmiddag hebben we nog een begeleider nodig. Kun jij van één tot vijf?
Niets is verstuurd.
Stap 3
Jij kijkt na en verstuurt
De agent zet het klaar. Versturen doe jij, altijd.
Zijn opdrachtVind een invaller zodra er een gat in het rooster valt.
Stap 1
Er komt een afmelding binnen
Hij kijkt wat dat betekent voor de bezetting.
Stap 2
Hij zoekt wie er kan
Uit de beschikbaarheid die je team zelf doorgeeft.
Hoi Dewi, Bram is donderdag ziek. Kun jij van negen tot drie? Dan hoef ik niet verder te zoeken.
Als tweede, voor als Dewi niet kan.
Stap 3
Jij stuurt het
Eén tik, in plaats van een avond bellen.
Zijn opdrachtHoud in de gaten welke vrijwilliger uit beeld raakt.
Stap 1
De agent legt het ritme naast elkaar
Per vrijwilliger, met zijn eigen ritme.
Stap 2
Hij ziet wie wegzakt
Een vrijwilliger die stopt, meldt dat zelden zelf.
Hoi Kees, we missen je op dinsdag. Hoe gaat het met je? De kas staat klaar voor de winter, als je zin hebt.
Stap 3
Jij belt of stuurt het
Een vrijwilliger die gemist wordt, blijft langer.
Zijn opdrachtMaak de maandbrief voor familie en vrijwilligers.
Stap 1
Je vertelt wat er gebeurde
Inspreken in de auto is genoeg.
Stap 2
Hij schrijft de brief in jullie toon
En haalt eruit wat er niet in hoort.
Deze maand hebben we de pompoenen geoogst, en het waren er meer dan ooit. De nieuwe kas staat, dus deze winter kunnen we gewoon doorzaaien. Kom kijken op de open dag, zaterdag 18 oktober.
Stap 3
Jij leest mee en verstuurt
Wat klopt, gaat eruit. Wat niet klopt, wordt een regel.
Zijn opdrachtHoud bij welke aanvraag wanneer verloopt, en zet de vaste stukken klaar.
Stap 1
De agent zoekt je vaste stukken bij elkaar
Wie jullie zijn, wat jullie doen, voor wie.
Stap 2
Hij zegt wat er nog mist
Een lijstje, en de tekst die vorig jaar goed was.
De vaste stukken staan erin, in jullie woorden. Alleen het plan voor de kas is nieuw.
Hoi Ellen, voor de aanvraag van de kas hebben we de begroting 2027 nodig. Lukt dat voor 10 oktober?
Stap 3
Jij schrijft het plan en verstuurt
Het nieuwe deel is van jou. De rest ligt klaar.
Zijn opdrachtBeantwoord de vragen van nieuwe begeleiders en vrijwilligers, zoals jij het zou uitleggen.
Stap 1
Er komt een vraag binnen
Wat doe ik als de bus om half negen nog niet is gekomen?
Stap 2
Hij zoekt het op in jouw kennis
Staat het er niet, dan zegt hij dat.
Bel eerst de vervoerder, het nummer hangt naast de deur. Hoor je na tien minuten niets, bel dan Sanne. Zet intussen koffie, de eerste groep komt meestal kwart voor negen.
Stap 3
Jij hoeft het niet meer te herhalen
Wat je één keer uitlegt, ligt voortaan klaar.
Eerst de basis. Daarna elke agent die je wilt.
De basis bouwen we voor elk bedrijf op dezelfde manier. Wat erin staat, is van jou. Staat hij eenmaal, dan zetten we er de agents op die bij jouw stichting passen. Ze lezen allemaal dezelfde kennis, dus je legt alles maar één keer uit.
-
01
Acht bestanden
Wie je bent, wat je verkoopt, hoe je klinkt en waar je streng in bent. Elke agent leest ze.
-
02
Een map per afdeling
Elke afdeling weet welke vraag ze beantwoordt en heeft eigen afspraken.
-
03
Grenzen
Er gaat niets de deur uit zonder dat jij op verzenden drukt. Dat is ingebouwd, niet afgesproken.
-
04
Een back-up
Op jouw naam. Laptop kapot, niets kwijt, en je kunt altijd terug naar gisteren.
Wat kost het jullie nu?
Hoeveel tijd gaat er elke week naar het regelwerk rond de dag? Schuif per taak, dan tellen we het voor je op.
Schuif per taak naar jouw week. De getallen staan er als voorbeeld.
0
uur per jaar
€0
aan dit werk, per jaar
En stel dat je die tijd in één extra fondsaanvraag per jaar steekt. Welke kas, welk busje of welke moestuin zou dat worden?
Gerekend met 46 werkweken per jaar.
Dit laat zien wat het je nu kost. Nog niet wat er bij jou beter kan. Daar kijken we samen naar, in twintig minuten.
Zo ziet een van die bestanden eruit
Eén stuk open, de rest vullen we samen in. Wat erin komt, halen we op uit gesprekken en uit berichten die je al hebt geschreven.
Nooit een naam, foto of verhaal van een deelnemer. Ook niet met toestemming van de familie.
Geen zorginhoud. Dagrapportages, dossiers en declaraties staan in de zorgsoftware.
We bieden dagbesteding. Woorden als "therapie" of "behandeling" gebruiken we niet.
In een fondsaanvraag staan alleen cijfers uit het jaarverslag.
Het komt nooit aan gegevens van je deelnemers, en het verstuurt niets. Dossiers en declaraties blijven in je zorgsoftware, en op verzenden druk je zelf.
Zullen we samen naar jullie week kijken?
Twintig minuten, via video. Jij vertelt hoe een week bij jullie stichting loopt, wij laten zien welke agent daar als eerste regelwerk uit handen neemt. Je gaat weg met één idee dat je meteen kunt gebruiken, ook als we niet verder gaan.
De voorbeelden op deze pagina zijn verzonnen. De agents zijn echt.
Hoi, ik ben Eva.
Ik werk met ondernemers en met mensen in coaching en zorg. Wat ik bouw, probeer ik eerst op mijn eigen bedrijf, en pas als het daar werkt bij een ander.
Bij een stichting let ik op één ding extra: wat er over je deelnemers is, blijft in je eigen systemen. Mijn werk gaat over het regelwerk eromheen, zodat jullie meer tijd hebben voor de dag zelf.
Eva